Um dos pontos mais delicados na mudança de hábitos de uma empresa, efetivamente é a implementação de controles, afinal, quem gosta de ser controlado e monitorado o tempo todo? Eu não gosto.
Pois é, mas as coisas não são bem assim. Os controles são necessários para o crescimento saudável de uma empresa, e o modo que encaramos isso deveria ser um pouco diferente, mais orgânico e menos “disruptivo”. Mas como assim?
No dia-a-dia eu vejo muitas pessoas bem-intencionadas, que acabaram de ler um livro com milhares de controles e agora querem implementar. Ora, por que não? Faz todo sentido para minha empresa! Só que é aí que a Lei de Hooke entra em ação. A saga pela implementação de controles começa. Tudo deve ser controlado. “Se você não pode medir, não pode gerenciar” (Peter Drucker). Resultado? Um milhão de novos controles, planilhas e relatórios são criados. Mas agora estamos bem, temos controle de nossa empresa.
Só que algum tempo depois…. Todos os controles são deixados de lado, ou pior, mensalmente muitas horas são gastas para gerar relatórios intermináveis que ninguém lê.
A implementação de controles deveria seguir a mesma lógica da criação de hábitos. Não adianta você acordar um belo dia e decidir parar de comer fast food, ir à academia, ler um livro por semana e ficar mais tempo com a família, apesar de ser coisas boas, geralmente as pessoas não conseguem sustentar por tempo suficiente para colher algum benefício. Os controles devem seguir a mesma lógica. Escolha “a coisa mais importante” para sua empresa e comece por ela, concentre suas energias e aprenda como ela funciona de verdade. Fazendo isso os controles serão criados naturalmente.
Como disse anteriormente, controles são necessários mas, como diria Tio Ben a seu querido sobrinho, eles devem ser utilizados com grande responsabilidade. Vamos sair do mundo da fantasia e vamos trazer para a nossa realidade. Eu uso basicamente três pontos para avalizar se o controle é necessário:
- Todo controle deve produzir uma tomada de decisão: Se você tem algum controle que você olha todos os meses e não gera nenhuma ação (para melhorar, reduzir ou estabilizar), esse controle deve ser descontinuado ou repensado.
- O controle não pode ser mais caro que o item controlado: Faça uma avaliação de custo benefício, não gaste 1 milhão de reais em um cofre para guardar 10 mil reais (invista o dinheiro onde traz resultado). Isso parece loucura, mas já vi muitas empresas gastando milhões em consultoria para retornar pouquíssimo resultado, e eu sei que você já viu também.
- Os controles devem estar atrelados a estratégia da empresa: Esse é outro erro clássico, pois os livros não têm a estratégia da sua empresa como pano de fundo. Uma empresa que define como prioridade a diminuição de acidentes de trabalho não deve sair criando controles de nível de estoque, por exemplo.
Basicamente podemos resumir e classificar os controles em dois grupos:
- Controles higiênicos: Como o próprio nome sugere, são aqueles que controlam a “tubulação de esgoto” da sua empresa. Independente da sua estratégia eles devem existir. Um exemplo simples é o “nível de caixa” (ponto de equilíbrio), independente da estratégia da empresa o dinheiro em caixa deve ser maior que os gastos.
- Controles de performance: São os controles que dependendo da estratégia tem o objetivo de mudar algum comportamento, ação ou tendência da empresa. Exemplo: caso a estratégia seja atingir novos mercados, o controle de vendas por tipo de mercado deve ser criado.
Esse é um assunto muito extenso e cheio de nuances, então vou finalizar trazendo à luz uma coisa que nunca podemos deixar de lado, preocupe-se mais com a saúde geral da sua empresa do que com fatores específicos. Concentre-se em mais ou menos três controles principais, entenda como eles oscilam, identifique os motivos e crie planos de ação para eles.
Não caia na falácia da criação de controles, pois é onde as consultorias ganham muito dinheiro. Tenhas mais planos de ação do que controles!
Por fim, essa é só minha opinião.
PS.: Para deixar claro, nesse texto eu só estou falando de controles, lembre-se que ainda temos indicadores, métricas e metas, mas isso é uma outra história.