Todos entendem que um controle financeiro adequado é de extrema importância independentemente do tamanho da empresa e eu vejo muita empresa gastando rios de dinheiro em sistemas de controle que poderiam ser um simples Excel.
Não estou defendendo o uso indiscriminado do Excel para controlar tudo, como é feito em algumas empresas, mas é de extrema importância que antes de automatizar um processo você entenda como ele funciona, e o Excel é excelente para isso.
Um bom controle financeiro tem que ajudar basicamente o gestor em dois aspectos importantíssimos:
- Saber tudo que você tem que pagar em um determinado período, para que nada fique sem pagamento;
- Saber tudo que entrou e saiu do caixa sem precisar ficar olhando nota por nota, lançamento por lançamento. De uma forma fácil.
Para ajudar você a criar um controle financeiro simples da sua área ou da sua empresa vamos falar das principais características que sua planilha deve ter. Vamos lá então:
Classificação do lançamento
Todo controle financeiro deve possuir uma forma de identificar os lançamentos de forma genérica para que depois você possa consolidar e extrair informações úteis.
Geralmente fazer uma classificação do tipo árvore, onde temos uma categoria mãe e suas filhas. Essa árvore pode ter quantas subcategorias forem necessárias, porém como estamos falando de um controle básico, não recomendo ter mais que uma.
Uma árvore de categoria deve possuir essa estrutura:
- FOLHA DE PAGAMENTO
- SALARIOS
- HORAS EXTRAS
- FERIAS
- VALE TRANSPORTE
Para saber quanto está gastando com a folha de pagamento é só somar as subcategorias salários, horas extras, férias e vale transporte. O ideal é que tudo isso fique de forma mais automática possível.
Divisão dos lançamentos por área
É muito normal quando você é gestor de uma só área ou quando a empresa é muito pequena esquecer de adicionar essa classificação nos lançamentos e depois fica bem difícil saber o resultado de cada área para elaborar um bom plano de ação.
Criar uma relação de centro de custo que pode crescer conforme a empresa cresce é fundamental, pois se a cada ano você criar uma nova estrutura de centro de custo, nunca conseguirá fazer uma análise financeira anual.
Relação de contas a pagar
Não confie na sua memória ou nos débitos automáticos, crie uma relação de todas as contas recorrentes que tem que pagar no período.
O recomendado é que você use a mesma classificação usada nos lançamentos realizados, pois ser for necessário é fácil comparar os lançamentos.
Base única de lançamento
Esse é um problema recorrente em planilhas Excel, cada desenvolvedor criar sua planilha de uma forma e muitas vezes é praticamente como fazer uma análise diferente.
A boa prática nesse sentido é criar uma tabela com todos os lançamentos e todas as outras abas, gráficos, planilhas dinâmicas, etc. consumir as informações dessa base única. Sei que para fazer isso é necessário um conhecimento mais avançado do Excel, pois vai requerer o uso de diversas fórmulas diferentes, mas eu garanto que no final vai ajudar muito.
Use códigos numéricos e menos textos.
Essa é uma dica valiosa para quem usa planilhas de controle no dia-a-dia. O Excel é “case sensitive” em algumas funções, mas o que quer dizer isso? Ele faz diferenciação de maiúsculas e minúsculas. Parece uma coisa boba, mas vi muito erro de cálculo causado por lançamentos com letras minúsculas e outros com maiúsculas, mas que no fim eram a mesma coisa.
Outra coisa importantíssima são os erros de digitação. Para o Excel COMISSÃO e COMISSAO são coisas diferentes e isso dá um problemão nas fórmulas. Então use uma estrutura numérica para facilitar o lançamento e evitar erros:
Crie uma estrutura similar a esse:
Agora toda vez que você tiver que falar da conta SALARIOS é só usar o código 1.1, viu como é simples? Com o passar do tempo vai notar que isso vai diminuir muito os erros nos lançamentos.
Atualização periódica
Por último e não menos importante, um controle financeiro tem que ser atualizado na velocidade do seu negócio, ou seja, se seu negócio tem movimentações diárias o controle deve ser atualizado diariamente.
No começo é muito difícil seguir essa rotina, mas os frutos são muitos bons. Saber exatamente quanto seu negócio gera de receita e quanto tem de gastos possibilita ações muito mais assertivas para o crescimento da empresa.
Planilha para controle financeiro grátis
Estamos disponibilizando nesse artigo, uma planilha para controle financeiro, só clicar e baixar. Essa planilha foi criada usando os conceitos mostrados nesse artigo e está 100% pronta para ser utilizada.
Se você está achando que é uma planilha criada só para exemplificar esse artigo, está redondamente enganado. Eu mesmo já utilizei esse modelo de controle em grandes empresas e até no terceiro setor, obviamente que as classificações deve ser adaptar conforme cada empresa.
Finalmente
Tentei escrever esse artigo sem utilizar jargões contábeis e financeiros, para ser algo mais palpável para pessoas que estão começando a ver esse tema agora, afinal, um gestor tem que entender um pouco de cada coisa.
É isso ai galera, se tiver alguma dúvida, só mandar uma mensagem para gente que vamos ter o maior prazer em responder.
