Siga o Plano!!!

Uma das maiores frustrações que tenho na minha vida profissional é não conseguir fazer as pessoas entenderem que planos devem ser seguidos. Não consigo entender o gasto de horas (as vezes dias) que as pessoas gastam da sua vida para entender um problema e propor uma solução aceitável para ele, depois dividem em pequenas tarefas, distribuem essas tarefas entre várias pessoas, e então, pronto, agora vai! Só que não. O plano dá errado e quando você vai verificar o motivo, as pessoas não seguiram o plano. WTF!!!

Devido essa minha frustação eu decidi escrever sobre isso, pois algumas pessoas já me falaram que eu acredito muito nos planos que faço e que eu sou muito metódico. Realmente eu concordo com essas afirmações, porém com um outro ponto de vista, e é sobre isso que eu irei falar nesse texto.

Vamos começar pelo começo, mas afinal o que é um plano de ação ou melhor, o que é planejamento? Para isso vamos usar nossa amiga, Wikipédia:

“Planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um referencial futuro, o trâmite adequado e reavaliar todo o processo a que o acoplamento se destina. Sendo, portanto, o lado racional da ação. Tratando-se de um processo de deliberação abstrato e explícito que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor forma possível, alguns objetivos pré-definidos.”  Wikipédia

Nossa, agora conseguimos complicar com uma definição complicada e rebuscada, mas não se preocupe, pois, o conceito é muito simples.

O plano de ação é o Norte, quem já utilizou uma bússola sabe o que estou dizendo, o plano aponta o caminho e os possíveis problemas que podem ocorrer durante a jornada, dada a posição atual, porém não é um manual onde todas as possibilidades estão descritas e delineadas, logo, desvios irão ocorrer e nem por isso o plano deve ser abandonado.

Mas afinal, qual a finalidade real e prática de um plano de ação?

A criação de um plano de ação não é a construção de um “caminho feliz”, mas sim o momento que temos para pensar nas possibilidades que podem acontecer e exercitar nosso pensamento criativo com relações a estrapolações futuras, em suma, temos que pensar como iremos chegar em algum lugar e quais são os possíveis problemas que vamos ter que superar. Como costumo dizer as pessoas que estão a minha volta:

Não pense que seu plano vai dar certo, a única coisa que sei, é que vai dar errado.

Essa linha de raciocínio é muito dura e contra intuitiva, pois vai de encontro com o senso comum, afinal um plano é para que tudo ocorra como o planejado e dê certo. No geral eu conheço pouquíssimas pessoas que gastam tempo para planejar o que pode dar errado.

Vamos sair um pouco do campo da teoria e abstração em vamos para a prática. Vamos imaginar um plano de ação de uma viagem de carro com as seguintes características:

• Vamos sair de São Paulo;
• Vamos para Bahia;
• Vamos com um carro novo;
• Vamos levar toda a família, 4 pessoas ao todo.

Tendo todas as variáveis possíveis em mão comece a criar o plano respondendo as necessidades do projeto e crie um “caminho feliz”, onde tudo dará certo, sem nenhum incidente:

• Vamos sair de São Paulo dia X e chegaremos na Bahia no dia Y.
• Vamos gastar X litros de combustível e teremos que reabastecer X vezes.
• A Melhor rota é irmos por dentro de Minas Gerais, segundo o Google.
• Etc.

Dado seu “caminho feliz”, comece a questionar os principais problemas que podem ocorrer durante essa viagem, como por exemplo:

• Se o carro desregular durante a viagem, podemos gastar mais combustível?
• Se o pneu furar?
• Caso alguma estrada esteja bloqueada por algum motivo, como iremos recalcular a rota?
• Etc

Com essas novas informações em mãos, comece a criar o plano de contingência para que a viagem não seja atribulada e cheia de incertezas:

• Se o carro consumir mais que o previsto? Estamos levando um reserva de dinheiro para o consumo adicional.
• Se o pneu furar? Temos um estepe e segundo o mapa temos uma borracharia a cada 50 quilômetros.
• Caso alguma estrada esteja interditada? Estamos levando um GPS para recalcular a rota.

No geral já fazemos esse tipo de ponderação no dia-a-dia, mas quando nos vemos diante de um projeto complexo nos desesperamos e começamos a tomar decisões equivocadas e as vezes esquizofrênicas, como voltar ao ponto de origem, desistir da viagem ou até mesmo de continuar a viagem mesmo sabendo que não iremos chegar ao destino.

Os planos podem dar errado, e vão, mas é por isso que temos que gerir o plano e mudar quando for necessário, não de uma forma desordenada. Os planos corporativos são construídos para execução de várias pessoas, logo, nenhuma pessoa individualmente pode mudar sua parte do plano (atividade) sem comunicar a pessoa que está gerenciando o plano (gerente de projeto), pois uma simples mudança de rota pode implicar no fracasso do plano como um todo.

Siga o plano !!!!!